Công ty Putnam là một trong số các công ty đứng đầu trong ngành thiết kế và sản xuất thiết bị
điều hòa không khí phục vụ lĩnh vực công nghiệp và thương mại. Trong khi hầu hết các sản phẩm đều là
mặt hàng tiêu chuẩn, còn có một số lượng đáng kể được thiết kế đặc biệt để trong các cơ quan và nhà máy
lớn. Bên cạnh việc đổi mới về thiết kế sản phẩm và có một bộ phận phục vụ khách hàng cực kỳ tốt, công
ty này cũng nổi tiếng về những sản phẩm có chất lượng cao và khả năng thỏa mãn nhu cầu khách hàng về
thiết bị một cách nhanh chóng.
Do công ty phát triển nhanh, nó phải thận trọng đối với những yêu cầu về quỹ tiền mặt của mình,
đặc biệt là cho việc thanh toán và cho những khoản dự trữ.
Trong nhiều năm công ty đã duy trì dự trữ với sự kiểm tra chặt chẽ ở mức bằng 1,8 lần doanh số
bán hàng trong tháng, hoặc số luân chuyển vốn gần 7 lần trong năm. Bỗng nhiên, và gần như không có gì
báo trước, mức dự trữ đã tăng lên gấp 3 lần doanh số bán hàng, và công ty đã dự trữ quá mức bình
thường 12 triệu đô la. Khi tính chi phí thực hiện dự trữ bằng 30% giá trị dự trữ( bao gồm chi phí tiền tồn
đọng, thuê kho và bảo quản, khấu hao tài sản cố định…) dễ dàng ước tính rằng khoản dự trữ vượt quá
này đã tiêu tốn của công ty 3,6 triệu đô la mỗi năm trong khoản lợi nhuận trước thuế. Ngoài ra, điều này
buộc công ty phải vay ngân hàng nhiều hơn mức mong đợi. Richard Simpon, chủ tịch của công ty
Putnam, đã lo lắng và nổi nóng 1 cách có căn cứ khi biết tới điều này. Ông ta được báo cáo rằng lý do
chính về sự tăng dự trữ này là việc mua trước quá nhiều nguyên vật liệu do những khan hiếm xảy ra trước
đó và do chương trình máy tính mới làm việc không đạt yêu cầu mong đợi làm cho người sản xuất và
người cung ứng không có thông tin đầy đủ về những gì xảy ra đối với công việc dự trữ trong một vài
tháng.
Ông Simpson cho rằng không có 1 công ty nào lại có thể để xảy ra việc dự trữ quá thừa này mà
không chú ý trước, và không có một nhà quản trị nào lại có thể trong mong vào việc kiểm tra một doanh
nghiệp dựa trên cơ sở quá khứ , đã chỉ thị cho phó chủ tịch phụ trách tài chính của ông ta đề ra ngay một
chương trình kiểm tra tốt hơn vấn đề dự trữ trong tương lai.
Câu hỏi thảo luận:
1. Bạn thấy sai lầm gì trong công tác kiểm tra của Putnam?
2. Hệ thống kiểm tra ngăn ngừa có thể giúp được gì chăng? Giúp như thế nào? Bạn có thể thử áp
dụng hệ thống này vào cho công ty Putnam như thế nào?
3. Bạn có thể gợi ý về những cách tiếp cận kiểm tra nào khác?